Кәсіпорынды басқаруды автоматтандыру

Бұл кәсіпорындардың проблемасына басқарылуын жақсарту мақсатында компании: қазақстан, бақылауды жақсарту және жеделдету бизнес-процестерді жақсарту мүмкіндіктері және оларды бақылау мүмкіндігін алу метрик сапасын сипаттайтын орындау бизнес-процестер. Жалғыз тәсілімен жүзеге асыру осындай міндеттерді енгізу болып табылады автоматтандырылған жүйесін орындайтын жоғарыда көрсетілген функциялар. Алайда, қазіргі уақытта әрекет шешу енгізудің мұндай жүйенің негізгі қиындықтар қатарына енгізіледі елеулі күрделілігі болмауына байланысты нарықта барабар ұсыныстар.

 

Қазіргі заманғы ұйымда басшы сы қажеттілігіне көптеген міндеттерді шешуге тапшылығы жағдайында жұмыс уақыты. Арасында негізгі көздерінің жұмысында проблема қазіргі заманғы менеджер келесілерді атап өтуге болады:

Көптеген процестер, іске қосылған басшысы, атқарушы бұл ретте әр түрлі рөлдер: бастамашысының, жауапты орындаушы, бақылаушы.
Көптеген құжаттардың талап ететін, келісу, нақтылау, реакция, бақылау, орындау.
Бақылау қажеттігі уақтылы орындау тапсырмалар мен қадағалау өзіне алған міндеттемелерді.
Тұрақты өсіп келе жатқан көлемі үшін қажетті қосымша ақпарат басқару шешімдерін қабылдау.

Күн сайын үлкен маңызға ие болып жеделдік, шешімдер қабылдау, бақылау, шешімдердің орындалуы, тиімді пайдалану, жинақталған ақпаратты және алдыңғы тәжірибелерді.

 

Тақырыбы: процестерді автоматтандыру құжат айналымы айналады соңғы уақытта барлық және одан астам өзекті. Барлық көп компаниялар жетеді қажетті деңгейін жетілу, және келеді жағдайда, формализациялау, бизнес процестер мен құралдарын енгізу үшін оларды автоматтандыру. Екінші жағынан, осы сәтте компанияның ұзақ жол құру бойынша өздерінің ақпараттық жүйелерін қамтамасыз ететін, әлеуетті мүмкіндіктерін жүзеге асыру үшін күрделіліктің ұқсас деңгейін. Алайда, менеджерлер ақпараттық жүйелерді кездесетін үлкен проблемалар анықтау әдістемесін және таңдау бағдарламалық қамтамасыз ету, ол қамтамасыз етуге қабілетті барабар қаражат міндеттерді іске асыру үшін осы сынып.

 

Өзгелікте дәстүрлі бағдарламалық қамтамасыз ету жүйелерін автоматтандыруға бағытталған нақты учаскелерінің (бухгалтерия, қойма есебі, кадрлар және т. б.) құжат айналымын автоматтандыру жүйесін ұсынады міндеттерді шешу кем айқын және одан да көп кешенді. Істің мәні бойынша құжат айналымын автоматтандыру жүйесін енгізу қозғайтын барлық деңгейлері компанияның басқару және өзгертуге бағытталған басқару тәсілдері. Күрделілігі осы міндеттері, әдетте, жете бағаланбайды. Нарығында қалыптасқан кейбір диспропорция: жеткізуші бағдарламалық қамтамасыз етуді шешуге тырысып, олар іс-тәжірибеде, күрделі етеді бағдарламалық қамтамасыз ету. Бұл әкеледі қосымша сложностям кезде оның енгізу және, тиісінше, арттырады құны. Ал сатып алушылар жүйелер, әдетте, дайын емес мұндай күрделілік деңгейіне, ұмтылады алуға жеңіл шешім үшін аз бағасын. Алайда, тәжірибе практикалық өнертабыстары көрсеткендей, мұндай жартылай жүргізушінің қапталындағы енгізу емес, үміттерін ақтайды, бұл әкеледі белгілі бір салқындату компания басшылығының бар.

 

Нарық көлемі құжат айналымын бағалау қазіргі уақытта жеткілікті қиын, бірақ таяу уақытта қажеттілікпен құжат айналымын автоматтандыру соқтығысады барлық артық немесе кем ірі кәсіпорындар мен мекемелер, задумывающиеся тиімділігін арттыру. Соңғы уақытта байқалады айқын өршуі қызығушылығын, осы тақырып, әрі айырмашылығы жағдайдың үш-төрт жыл бұрын қызығушылық негізінен тудырады емес автоматтандыру кеңсе және мұрағат құжаттарды, атап айтқанда, автоматтандыру, құжат айналымы және басқа да аралас сияқты міндеттер автоматтандыру басқару жүйелерін сапа менеджменті. Бұл ретте сұраныстың өсуін, өңірлерде анық алда сұраныстың өсуі, Мәскеу мен Петербургте. Соңғы уақытта өте үлкен белсенділік танытады өңірлік ірі өндірістік кәсіпорындар.

 

Нарығы жүйелерін құжат айналымын автоматтандыру қазіргі таңда қалыптасу сатысында тұр. Қарамастан өте әсерлі тізімі өндірушілердің жүйелердің сол немесе өзге дәрежеде шешуші міндеттері осындай сынып, нарықта жоқ мағыналы көшбасшылары. Сонымен қатар, бүгінгі сұраныс жоқ қалыптасты жеткілікті анық, әлеуетті сатып алушылар әрдайым емес бар айқын, олар келеді алу нәтижесінде. Мұндай жағдай біршама жеңілдетеді пайда болуы, нарықта жаңа ойыншылар іздеу және жаңа тәсілдерін позициялау.

 

Қазір бөлуге болады бірнеше белсенді сегменттерінің тұтыну жүйелерін құжат айналымы: ірі мекеменің, бас ұйымның холдинг компанияларының табысты дамып келе жатқан өнеркәсіптік кәсіпорындар, үлесі үлкен, конструкторлық және технологиялық цикл, сондай-ақ орта кәсіпорындар енгізетін заманауи технологиялар басқармасының сияқты, сапаны басқару үдерістік және көлденең басқармасы.

 

Енгізілген құжат айналымы жүйесі кіріс әкелуі мүмкін экономикалық тиімділігі бірнеше аспектілері. Ең оңай анықталады әсері байланысты қысқартумен қағаздар құнын төмендету жабдықтар мен құжаттарды сақтауға арналған шығындарды қысқарту құжаттарды беру. Жағдайда жеткілікті дамыған құжат айналымы, мысалы, конструкторлық бюро немесе бюрократиялық ұйымдарда мұндай әсер болуы мүмкін өте маңызды. Екінші құрамдас байланысты уақытын қысқарту құжаттарды іздеу және уақыты кезінде құжаттарды өңдеу, сондай-ақ жақсарту процестерінің сенімділігін құжаттарды өңдеу (мысалы төмендеуімен жоғалту ықтималдығын құжаттар). Дәл экономикалық тиімділігі осындай жақсартулар айтарлықтай қиын, бірақ сапалы деңгейде ол айқын, өйткені кейде жоғалту немесе уақтылы өңдеу тіпті бір құжат әкелуі мүмкін үлкен шығындарға. Және, ақыр соңында, үшінші бөлігі әсерін жүйесін енгізу құжат айналымын құруда мүмкіндіктерін енгізу үшін жаңа практика басқару, невозможных жоқ, мұндай автоматтандыру. Мысалы, тиімді жүйесін енгізу сапа менеджменті оны автоматтандыру көрсетіледі мүмкін емес. Мұндай жақсартуға мүмкіндік береді көшу жаңа сапалы деңгейге басқарылу компания мен оны жедел реакция өзгерістер сыртқы ортаға, бұл мүмкіндік береді алу елеулі бәсекелестік артықшылығы болуы қазіргі бәсекелес ортадағы асыра бағалау қиын.

ТАЛДАУ ПРОБЛЕМАЛАР
НЕ ҮШІН АВТОМАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ ӘКІМШІЛІК ПРОЦЕСТЕРДІ ЖӘНЕ ОНЫҢ ЕРЕКШЕЛІГІ
Қазіргі уақытта нарықта ақпараттық жүйелерді байқалады қажеттілік проблемаларын шешуге бизнес-процестерді автоматтандыру, құжаттарды өңдеу. Бұл, ең алдымен, өзгеруіне байланысты басқару стилін жаңа жағдайында отандық бизнес үшін. Дәстүрлі директивалық басқару, опирающееся бақылауға жекелеген фактілерін басқару үдерісін және бар тетіктерін егжей-тегжейлі бақылау, оның барысын, ауысып тұрады қазіргі заманғы әдістемесін үдерістік басқару қызметін ұйымдастыру ретінде қабылданады композиция өзара байланысты процестер. Мұндай тәсіл басқа, басым нысандандыру және тиісінше неғұрлым детализированного бақылау мүмкіндік береді қолдау мүмкіндігін үздіксіз жерлерін анықтау құрылымында ұйымдастырушылық процестер, және, тиісінше, қамтамасыз етеді тетіктері және оларды үздіксіз жақсарту.

Мұндай көзқарас (алған батысында атауы Total Quality Management жаппай сапамен басқару) бекітілген стандартта ISO 9000, приобретающем соңғы кездері үлкен сұранысқа ие отандық компанияларда.

Алайда практикада іске асыру үшін мұндай тәсіл басқару қажет болуы құралдарын модельдеу бизнес-процестерді ұйымдастыру, сондай-ақ оларды іске асыру құралдарын. Бұл өте маңызды мүмкіндігін үздіксіз жақсарту және енгізу, олардың құрылымы.

Екінші жағынан, ақпараттық жүйелер жетті қажетті дәрежесін жетілу мүмкіндік берді ойлануға автоматтандыру туралы ғана емес, айқын учаскелерін қызметі (мысалы, есеп айырысу операциялар бухгалтерияда), бірақ байланысты процестерді жалпы басқару ұйымы. Бірақ бұл класс міндеттерді қояды ерекше талаптар секілді дәрежесі жоғары икемділік қосымшалар, өзгерістер енгізу мүмкіндігі қазірдің өзінде енгізілген компанияның қосымшаның тоқтамай олардың жұмыс, жинақтау шоғырландырылған статистика бойынша әр түрлі процестер, интеграция функцияларын үлкен санын қосымшалардың аясында біртұтас жұмыс кеңістігін.

 

Заманауи ақпараттық жүйе-артық немесе кем ірі ұйымның өте ауыр болуы мүмкін шартты түрде бөлінген үш негізгі функционалдық компоненттері:

Ішкі жүйесі басқару жүйесі. Бұл жүйе автоматтандыруды қамтамасыз етеді сүйемелдеу негізгі өндіріс процесін оңтайландыруға және ресурстарды пайдаланылатын бұл процесте. Сәйкес автоматтандыру осындай учаскенің қызметін, әдетте, басталады және ақпараттық жүйені енгізу кәсіпорын. Ең аз нұсқада болуы мүмкін жинағы оқшауланған модульдер сияқты бухгалтерия, қойма, персоналды басқару, тамаша жағдайда бұл кешенді енгізудің интеграцияланған ERP-жүйесі.
Ішкі жүйесі басқару взаимодействиями. Жүйесі қамтиды міндеттері ақпараттық алмасу контрагенттермен (SCM (Supply Chain Management) жүйесін) және сатып алушылар (CRM (Customer Relationship Management) жүйесі), сондай-ақ әр түрлі порталдар қамтамасыз ететін тікелей өзара іс-қимыл ұйымның сыртқы әлеммен.
Жүйесі әкімшілік процесстерді басқарудың. «Функционалдығы осы кіші жүйелер кіреді автоматтандыру жалпы контуры басқару ұйымы. Әдетте, мұндай жүйе ұсынылған қосымшалармен автоматизирующими кеңсе құжат айналымы және әр түрлі жүйелері бар және атқарушылық тәртіпті бақылау (АСКИД).

Жоғарыда аталған барлық міндеттері бар белгілі бір технологиялық ерекшелігін, атап айтқанда:

Документоцентричность – негізгі объектісі өңдеу олар болып табылады әр түрлі нысанда ұсыну (қағаз, образ құжат электронный документ), және соның салдары ретінде:
Үлкен саны жұмыс неструктурированными деректермен
«Полубумажные» технологиясы, яғни жүрген тоғысында жұмыс қағаз және компьютерлік деректер
Қажеттілігі үдерістік тәсілді автоматтандыру және технологиялық икемділік, жоғары өзгергіштік автоматтандырылған процестер
Белсенділігі қосымшалар. Пайдаланушылар кіші қатыса алады үлкен мөлшерде процестерді ойнауға олардың әр түрлі рөлдер, осыған байланысты, қосымша өзі хабарлауға тиіс пайдаланушының орындау қажеттігі туралы және пайдаланушыға деректерді қажетті тұрғыда.
Процестер осы топтың қамтуы мүмкін біріктіру қажеттілігі деректерді өңдеу және басқа да кіші (мысалы, қаржы модулях).
Болмауы стандарттар ұйымының мұндай процестер

Осылайша, жүйе автоматтандыру үшін осындай міндеттер мынадай талаптарға сәйкес келуі тиіс:

Қолдау высокоуровневый құралдар автоматтандыру үшін әр түрлі бизнес-процестерді,
Қамтуы компоненттері үшін қажетті жұмыс слабоструктурированной ақпарат
Мүмкіндігін қамтамасыз етуі тиіс жылдам түрлендіру процестерін тоқтатпай жүйесін,
Іске асыру принципі бірыңғай кезек тапсырмалар үшін әр түрлі процестер өңдеу ақпарат
Мүмкіндігін қамтамасыз етуі тиіс интеграция үшін алынған деректерді өңдеу жүйелерін ақпараттық жүйесі,
Болуы стандартты блоктар автоматтандыру үшін типтік бизнес-процестерді

Негізгі себептерінің бірі неуспеха жүйесін енгізу құжат айналымын автоматтандыру болып табылады попытка автоматтандыру жекелеген міндеттері, ескере отырып, ықтимал жүйесінің даму перспективалары. Көрейік қысқаша тоқталайық міндеттері шешуге тиіс құжат айналымын автоматтандыру жүйесі.

Көзқарас функциясы болуы мүмкін айтарлықтай байланысты қай маман қалыптастыру жүйесіне қойылатын талаптар.

Мысалы, жетекші воспитанный аясында кеңестік жүйенің директивті басқару талап етеді, мұндай функцияларды іске асыру, хат-хабарларды тіркеу, орындалуын бақылау қарарлары мен өкімдерінің, есептерді алу туралы құжаттардың орындалуы, яғни міндеттері автоматтандыру дәстүрлі іс қағаздарын жүргізу.

Жобалар жетекшісі жасындағы көру жүйесінде басқару функцияларын жобалық құжаттаманы құру және оны мұрағаттар, бағдарлауды жобалық тапсырмалар мен құжаттардың және бақылау құралдары, олардың жай-күйін, біріктіруді құжаттарды өңдеу процесін жүйесімен басқару.

Бастығы конструкторлық-технологиялық бөлімшелер қажет етеді жүйесін жүргізу құралдарын конструкторлық және технологиялық құжаттарды, кіріктірілген CAD жүйесімен, басқару құралдарын иерархиями құжаттар мен олардың нұсқаларын, құралдары қолдау өмірлік циклінің құжаттама бұйымдар және басқалары

Заңгер жасындағы көру жүйесінде қолдау функциясын мұрағат нормативтік құжаттар мен құралдарын келісу және мұрағат жүргізу шарттарын, басқару құралдары сенімхаттармен және т. б

Бөлімінің қызметкері сапасын шығар вспомнит туралы осындай міндеттер ретінде кітапхананы жүргізу регламентін басқару рәсімдерінің болуы, автоматтандыру құралдарының осындай регламенттерін құралдары, автоматтандырылған жинау метрик орындау сапасын процестерді автоматты генерациялау есептер өріс аудит және т. б

Және бұл емес, барлық маркетинг маманы ұсынады енгізуді ұйымдастыру автоматтандыру құралдарын ақпаратты жариялау WEB сайтында компанияның, сатушы — жүргізу құралдары-тарих, хат жазысу компаниясымен сатып алушы, кадр бөлімінің қызметкері сұрағанда автоматтандыру кадрлық құжат айналымы, қаржы — қаражаты бекітілген бюджеттік құжаттар мен тапсырмаларды төлем және тағы басқа және тағы сол сияқтылар.

Сонымен қатар, әрбір нақты компания әрбір жеке контур құжат айналымын автоматтандыру болады айқын байқалатын ерекшелігі.

Бұл ретте, өте жиі функциялары құжаттарды өңдеудің бір бөлігі болып табылады бизнес-процестер, автоматтандырылған көмегімен түрлі бағдарламалық технология. Міне, бірнеше мысалдар осындай міндеттер:

қадағалау өңдеу процесін жүкқұжаттың тыс қоймалық есепке алу жүйесі
мұрағат құжаттарды және бақылау жүйесі туралы хабарламаны уақытылы өзара іс-қосымшада басқару контактілермен
жүйе бекітілген төлем құжаттарын порождаемых басқару жүйесінде жеткізумен
Негізінен енгізуге болады: аталған қосымшаның жеке-жеке «нөлден» вкладываясь құруға қосымша инфрақұрылым. Алайда, мұндай көзқарас, әбден қолданылатын автоматтандыру кезінде дәстүрлі қосымшалардың қол жеткізуге мүмкіндік бермейді негізгі әсер енгізудің кешенді қосымшалардың құжат айналымын автоматтандыру, ерекшелігіне байланысты осы топтың қосымшалар, атап айтқанда:

 

Көптеген қосымшалардың бір жұмыс орнында

Кәдімгі қосымшаларда (бухгалтерлік бағдарлама, жүйелердің қоймалық есепке алу және т. б.) қолданушы жұмыс істейді шеңберінде ақпаратпен бір автоматтандырылған жұмыс орны, және сирек шығады, оның шектері. Қосымшаның құжат айналымы автоматизируют негізгі процестер, басқару, ұйымдастыру қамтитын қызметкерлердің көпшілігі. Осыған орай, әрбір қызметкер мәжбүр пайдалануға, өз жұмыс орнында және бүкіл кешенді қосымшалардың және тиісінше меңгере интерфейс әрбір қосымшалар.

 

Жоқ тұрақты пайдалану қосымшалар

Пайдаланушы өзара іс-қимыл жасайды функциялары қосымшалардың апериодически қажеттілігіне қарай белгілі бір функцияларды бизнес процесінде. Ол орындай алады белгілі бір функциясын өте сирек кездеседі, мысалы, қатысуға келісу мәтін жылдық есеп. Барлық бұл талап біріншіден, белгілі бір белсенділік қосымшаның қатысты пайдаланушыға қосымша хабарлауға тиіс оған, және қашан ол керек; екіншіден, қамтамасыз ету, біріздендірілген интерфейсі үшін әр түрлі функцияларын әр түрлі өңдеу процестері.

 

Ұйымдастыру қажеттілігі, ортақ ақпараттық кеңістік

Осы сынып жинайды да, ақпарат туралы негізгі аспектілері қызметкерлерінің қызметін ұйымдастыру. Бұл ретте, ерекше назар аудару қажет ортақтығы тетіктерін іздеу, білім алу, статистикалық ақпаратты жинақтау және талдау процестер. Бұл болуы маңызды ақпаратқа қол жеткізу туралы жұмыспен қамту қызметкерлердің әр түрлі бизнес-үдерістері. Мұндай интеграцияланған тетіктерді алуға мүмкіндік береді сапалы жаңа ақпаратты ұйымының жұмысы туралы.

 

Қажеттілігі икемді құралдарын түрлендіру қосымшалар

Негізгі міндеті құжат айналымын автоматтандыру болып табылады көшіру облысы автоматтандыру формальды бөлігі басқару процесі. Бірақ өзі процесті формализациялау болып табылады мерзімді және итеративным. Енгізу шамасы бойынша белгілі бір процестің анықталады, оның кемшіліктері мен өзгерістер енгізу қажеттілігі, оның құрылымы. Осылайша, қосымшаның саласындағы құжат айналымын автоматтандыру қағидатты іске асыру мүмкін емес түрінде қатаң автоматтандырылған жұмыс орындарын талап етеді мүмкіндіктер түрлендіру процесінде оларды пайдалану.

Қажеттілігін дәйекті автоматтандыру

Принциптік мүмкін еместігін автоматтандыру барлық басқарушылық рәсімдерді компанияның бір рет талап етеді мүмкіндіктері біртіндеп ұлғайту, оның қуатын кезең-кезеңмен автоматтандыру жекелеген контурларын құжат айналымы туралы базалық инфрақұрылым жүйесін, әсіресе, клиенттік қосымшалар.

 

Күрделілігі басқару кешені қосымшалар

Жалғағанда енгізу үлкен санын қосымшалардың автоматизирующих жекелеген міндеттері құжаттарды өңдеу, біріктірілген бірыңғай жүйесіне айтарлықтай күрделене түседі және удорожается оларды сүйемелдеу. Бұл, сайып келгенде төмендетуі мүмкін жоқ әсері автоматтандыру және енгізуді талап етеді қосымшалардың шеңберінде бірыңғай жүйесін әкімшіліктендіру және сүйемелдеу.

Барлық бұл жасайды мүмкін емес тиімді енгізу кешенді қосымшалардың құжат айналымын автоматтандыру болмаған жағдайда, олардың тығыз интеграцияның және ортақ инфрақұрылымын құру үшін осы міндеттерді іске асыру.

Осылайша, біз түсінеміз, бұл енгізу үшін инфрақұрылымды кешенді автоматтандыру процестерін құжат айналымын жүзеге асыруда.

 

Мұндай тәсілде міндет әзірленеді екі кезең бойынша, атап айтқанда, енгізу үшін инфрақұрылымды автоматтандыру міндеттерді осы сынып және іске асыру емес, оның негізінде кешенді интеграцияланған қосымшалар.

Енгізу мақсатында базалық платформа құжат айналымын автоматтандыру болып табылады:

Арзандату әзірлеу және енгізу түпкі қосымшалар
Қамтамасыз ету ыңғайлылық және біріздендіруді интерфейс барлық қосымшалар
Қысқарту құнын пайдалану және сүйемелдеу кешенді қосымшалар
Қамтамасыз ету, ортақ ақпараттық кеңістік, мүмкіндіктері интеграцияланған іздеу және табу білімді, накапливаемых түрлі қосымшаларда
Қамтамасыз ету, біріздендірілген құралдарын процестерді мониторинг және бақылау орындау
Мүмкіндіктерін қамтамасыз ету, жинау, статистикалық және аналитикалық ақпарат жылдамдығы туралы және уақтылы орындау кезеңдерін бизнес процестер

Өкінішке орай бүгінгі күні жоқ, нақты бөлу арасындағы міндеттері енгізу платформа құжат айналымын автоматтандыру мен өзіндік автоматтандыру жекелеген міндеттерді өңдеу. Кезде жүйесін шығаруы мүмкін немесе онда басқа, мысалы сатып алу жүйесі Lotus Notes немесе Documentum ұйым сатып алады, дәл платформасын іске асыру үшін қосымшалардың, бірақ түпкі қосымшалар, қолынан мысалы жүйесін «Іс» ол иеленеді дәл аяқталған арналған қосымша іс жүргізуді автоматтандыру, бірақ міндеттерін шешеді инфрақұрылымын енгізу енгізу үшін кешенді қосымшалар.

Және бұл байқаймыз көп жағдайларда, компанияның сатып алу арқылы қымбат жүйесіне жағдайда нақты жоспарын, оны қолдану және түсіну, оның функционалдық мүмкіндіктерін, ауыл жоспарланған нәтижеге әкеледі скепсису қатысты ең мүмкіндіктерін кешенді түрде шешу міндеттері құжат айналымын автоматтандыру.

 

Добавить комментарий

Your email address will not be published.