Кәсіпорындағы құжаттарды есепке алу

Іс қағаздарын жүргізу — бұл сала қызметін қамтамасыз ететін және құжаттандыру жұмысын ұйымдастыру, құжаттармен. Мәні «іс жүргізу» болып табылады арнайы пән оқу жоспарын дайындау кезінде кәсіптер бойынша «Хатшы – машинистка», «Хатшы», «Хатшы — референт». «Термині іс қағаздарын жүргізу» сипаттайды бойынша жұмыстардың жиынтығы басқарушылық қызметтегі құжаттау мен мекемелердің және ұйымдастыру бойынша оларға құжаттарды. Ұғым «құжат» анықталады ақпарат жазылған кез келген тәсілмен кез келген материалда, изданная немесе алынған кез келген жеке немесе заңды тұлға, кез келген ұйым өз қызметінде пайдалану үшін. Осылайша, ұғымдар «басқармасы», «ақпарат», «іс қағаздарын жүргізу», «құжат» органикалық бір-бірімен байланысты.

Есепке алу – орнату санының бір нәрсе арқылы есептеулер. Тіркеу енгізумен тізімін тұрған адамдарды сүйеді. Назарға бір нәрсе, ол кезде барлық мән-жайлар.

Бақылау – сандық көрсеткіштері ара көрсететін сандық шектері, қазбаның жоспарлы өнімді, жинау құралдарын, олардың шығынын және т. б., сондай-ақ тексеру және бақылау тексеру мақсатында (қоғамдық бақылауды, әдебиет, мемлекеттік органдардың жүйесі, тексеру және т. б.).

Хатшы – бұл бірі болып табылады ең көп тараған басқарушылық кәсіптер. Қазіргі заманғы сөздікте «хатшы» ретінде анықталады адам, жетекші іскерлік хат алмасу, жеке тұлға немесе қандай да бір мекеменің, сондай-ақ жетекші іс жүргізумен».

Шартты түрде хатшысы бөлуге болады екі ар-намыс:

1) құжаттармен жұмыс (ақпараттық-құжаттамалық қызмет);

2) ұйымдастыру жұмысы (бездокументальное қызмет көрсету), әдетте, осы жұмыстар хатшысы жұмсайды 55-60% — ға дейін жұмыс уақыты.

Құжаттар емес, тек жасау мен ресімдеуге және беруге, сақтауға, тез табу қажет болған жағдайда. Сондықтан жұмыста кез-келген хатшысының сонша орын бөлінеді, ең алдымен, құжаттармен жұмыс істеу. Ол талап етеді арнайы білім мен дағдыларды, мысалы: білу Гост Р 6.30-2003; білу құрастыру және ресімдеу құжаттар және т. б.

 

1.2 ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРІ

Құжат – материалдық жеткізгіште тіркелген, өзін ақпарат деректемелерімен мүмкіндік беретін, оны сәйкестендіруге мүмкіндік.

Деректемесі құжат – міндетті элементі ресми құжатты ресімдеудің.

Нақты ресімдеу, құжаттармен жұмыс кепілдік береді, оны тұрақты ереже бизнесте де, құжат ретінде, яғни тіркелмеген ақпарат заңды күші бар болып қызмет етеді негізгі дәлел сол немесе өзге фактіні шешу кезінде шаруашылық дауларды бизнес бойынша серіктестермен төрелік сотта немесе қарау кезінде еңбек дауларын кәсіпорын жұмысшыларымен.

Әр түрлі құжаттар тұрады әр түрлі теру деректемелері. Саны деректемелері сипаттайтын құжат, мақсаттарымен құжат құру, оның мақсатына сәйкес, мазмұны және нысаны осы құжат. Көптеген құжаттардың саны деректемелерін қатаң шектелген, болмауы немесе дұрыс нұсқау қандай да бір деректеме жасайды құжатты жарамсыз деп. Үшін бірқатар құжаттар, органдары беретін мемлекеттік билік және мемлекеттік басқару, деректемелер құрамы белгіленген заңнамалық және нормативтік актілермен реттеледі. Беттің номеруются екінші, ортасында үстіңгі алаңын және араб цифрларымен — тыныс белгілерін көрсетпей, «деген сөздер «бет» немесе оның қысқартылған нұсқасы-«с», стр.

Бланкілер дайындалуы мүмкін баспаханалық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен, сондай-ақ, есептеуіш техника құралдарын. Тек типографиялық тәсілмен жасалуы тиіс Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкілер, Ресей Федерациясы немесе елтаңба субъектінің Ресей Федерациясы.

Белгілейді екі нұсқасы деректемелерін, бланкілерге: бұрыштық және бойлық. Шекараларының шегінде орналасқан аймақтардың, деректемелер — орналастырады тәсілдерінің бірі:

— центрированным — басындағы және соңындағы әрбір жолдан деректеме равноудалены жылғы аймақтарының шекараларын орналасқан деректеме.

— флаговым — әрбір жолы деректеме тегістеледі сол жақ шекарасында орналасқан аймақтан деректемелері.

 

1.3 ҰЙЫМ ҚЫЗМЕТІНІҢ ІС ЖҮРГІЗУ

 

Іс қағаздарын жүргізу бөлігі ретінде басқару. Жауапкершілік іс-қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жүктеледі.

Еңбекті ұйымдастыру, іс қағаздарын жүргізу қызметінің қызметкерлерін тиіс қазіргі заманғы талаптарға сай және мүмкіндіктеріне техника және технология орындалатын жұмыстар. Тиімді жұмыс істеу үшін басқару аппаратының дұрыс қызметкерлерінің жұмысын ұйымдастырсын осы қызмет, ол мыналарды көздейді:

1. Нақты ұйымдастырушылық құру іс жүргізу қызметінің, таңдау ең тиімді нысаны құжаттармен жұмысты ұйымдастыру. Негізгі құрылымын айқындаушы фактор санының іс жүргізу қызметінің, нормативтік жұмыспен қамтылғандар саны, онда;

2. Дұрыс функцияларының аражігін ажыратып арасындағы жеке орындаушылар мен бөлімшелері, олардың біліктілігіне сəйкес жұмыс ұсынады. Бұл мәселені шешу жолымен жүзеге асырылады әзірлеу және енгізу, нормативтік құжаттарды жөніндегі нұсқаулығын басқарушылық қызмет, лауазымдық нұсқаулықтарды;

3. Еңбекті нормалау іс қағаздарын жүргізу қызметінің қызметкерлерін, ол қамтамасыз етуге қалыпты жүктеуді қызметкерлерінің жұмыс күні ішінде, аптаның, айдың, жылдың қалыпты шиеленіс әрбір жұмыс орнында өлшемдерін анықтау әрбір қызметкердің жұмысын бағалау.

4. Озық басқару әдістерін қолдану, ұйымдастыру техникасын құжаттарды өңдеуге;

5. Ұтымды жұмыс орындарын ұйымдастыруды және қолайлы еңбек жағдайларын жасау, тікелей қызғаныш адамның жұмыс қабілеті, өнімділігі және еңбек сапасы, оның денсаулығы;

6. Ұйымдастырушылық және әдістемелік басшылық қызметтегі іс жүргізу.

Бір жолы, еңбекті ұйымдастыруды жақсарту – өзара алмасушылық. Әрбір орындаушы жауап алынған учаскесі. Бұл үшін жасалады жұмыстардың тізбесі және болуы анықталады қызметкерлерінің іс жүргізу бөлімшелері ескеріледі, қандай жұмыс түрлерін орындайды, әрбір орындаушы және қандай оның міндеттерін қатысты орындалатын жұмыстар түрлерін.

Жұмыс орны, әрбір басқарушы қызметкер болуы тиіс тиісті түрде ұйымдастырылған және сол барлық ақыл-ой және физикалық күш-жігерін қызметшінің жіберілді орындау үшін еңбек функцияларының жоқ жеңу қиын. Техникалық құралдар мен жабдықтар процесінде басқарушылық еңбек жағдай жасауға ықпал етеді қалыпты жұмыс істеуі үшін мекеме қызметкерлері.

 

1.4 СХЕМАСЫ БҚҚ ҚЫЗМЕТІНІҢ ІС ЖҮРГІЗУ

 

 

2. ҚҰЖАТТАРДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КӘСІПОРЫН. ҚҰЖАТТАРДЫҢ ОРЫНДАЛУЫН БАҚЫЛАУ

2.1 ЕСЕПКЕ АЛУ ҚАҒИДАЛАРЫ ҚҰЖАТТАРДЫ КӘСІПОРЫНДА

Құжат айналымы көлемін есепке алу — алу мақсатында жүзеге асырылады есептеу үшін деректер штатының персоналдың іс-қағаздарын, техникалық құралдарын таңдау және түзету жүктеу бөлімшелерінің және жекелеген орындаушылардың құжаттармен жұмыс істеу кезінде.

Есепке алудағы құжат айналымы көлемін мекемесінің ажыратады ағындары мынадай құжаттарды:

— кіріс құжаттары – келіп түскен;

— құрылатын – ішкі және жөнелтілетін.

Кіріс құжаттама — документация, түсетін кәсіпорынға басқа ұйымдардан.

Шығыс құжаттар — ол құжаттар кәсіпорын (ұйым) жібереді, басқа кәсіпорындарға. Шығыс құжаттама — құжаттар көтереді ақпаратты выработанную кәсіпорында беру мақсатында оның басқа ұйымдарға: хаттар, анықтамалар, есептер, бұйрықтар, жеделхат, телефонхат және т. б.

Дұрыс құжат айналымын ұйымдастыру көздейді прямоточность құжаттардың қозғалысына, т. е. өту олардың қысқа жолмен арқылы ең аз саны сатылардағы болдырмайтын немесе сводящее барынша кері ауыстыру. Қажет кезінде бұл принцип бір болған құжаттың бір сатыда: — әрбір құжат өңделуі тиіс құрылымдық бөлімшеде немесе орындаушыда тек бір рет.

Өткізілуін жеделдету мақсатында және неғұрлым тиімді өңдеу құрылады қозғалыс сызбасы негізгі санаттарының ішінде құжаттарды мекемелер. Бұл анықтауға мүмкіндік береді ең тиімді қозғалыс маршруттарын құжаттарды анықтау кезеңдері, оларды өңдеу, орнату, осы негізде бірыңғай тәртібін құжаттармен жұмыс істеу. Өңдеу сызбасы құжаттар қосылады нұсқаулық іс қағаздарын жүргізу бойынша әзірленген мекемесі.

Өңдеу кезінде келіп түскен келіп түскен хат-хабарларды мынадай кезеңдерге бөлінеді:

— келіп түскен құжаттарды қабылдау;

— бастапқы (экспедициялық) құжаттарды өңдеу;

— алдын ала қарау және бөлу;

— құжаттарды тіркеу;

— басшысының құжаттарды қарауы (бұрыштама қою);

— құжатты орындау.

Қабылдау және бастапқы өңдеу-келіп түскен хат-хабар жүзеге асырылады экспедициясы, кеңсе немесе хатшысы (санатына байланысты мекемелер), олардың функцияларына тексеру-жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын, фиксациялау келіп түсу фактісін растайтын құжаттың мемлекеттік және хат-хабарды дайындау мақсаты бойынша тапсыруға.

Дұрыстығын тексеру жеткізу жүзеге асырылады прочтением мекен жай хат-хабар. Қате түскен хат-хабарлар жіберіледі тиесілігі бойынша. Тұтастығын тексеру үшін салымдардың конверттер ашады. Жатпайды ашу конверттер «деген белгімен өзі».

Келіп түскен құжаттар бойынша, дереу жіберу дұрыс мекен-жайы, бір мезгілде хабарлай отырып, бұл туралы жіберуші. Егер конвертте жоқ құжат белгіленген тізімдемеде, бұл хабардар етуге жөнелтушінің. Арнайы түскен (жеделхат, телефонхат, тапсырысты хаттар) бірінші кезекте өңделеді.

Барлық келіп түскен құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады («деректемесі келіп түскені туралы белгі құжаттың» мемлекеттік мекемесі), фактісін тіркейтін құжат келіп түскен, осы мекеме. Оны қояды құжаттың бірінші парағына, оң жақ төменгі бұрышында; егер конверт емес, ашады, онда оны қояды, кез-келген еркін алаңына бет жағының конверт.

Кезде ұйымға келіп түскен құжаттың мөртабанда ғана қойылады келіп түскен күні, кіріс нөмірі – тіркеу кезінде.

Құжаттарды тіркеу рәсімі мынадай екі кезеңнен тұрады:

— бірінші – проставление индексінің мөртабанда тіркеу үшін құжаттарды;

— екінші – толтыру, тиісті тіркеу нысандары.

Құжаттарды тіркеу – құжаттарды тіркеу рәсімі мынадай екі кезеңнен тұрады: бірінші кезең – қою индексінің мөртабанда тіркеу үшін құжаттарды және екінші – толтыру, тіркеу формалары.

Құжаттарды тіркеу – бұл жазба туралы деректерді есепке алу құжаттарында белгіленген нысан бойынша, ол қамтамасыз етеді есепке алу, бақылау және жылдам іздеу құжаттың, сондай-ақ фактісін тіркейді және оларды құру, жөнелту немесе келіп түскен және соның негізінде кейіннен қойылады, бұл құжаттарда іс жүргізу индексі және тіркеу күні.

Барлық құжаттар тіркелуге тиіс талап ететін, есепке алу, орындау, пайдалану анықтама. Олардың арасында жіберілетін басқа ұйымдар мен жеке тұлғалардан және құрылатын ішкі және жөнелтілетін. Құжаттар тіркеледі тәсіліне қарамастан олардың жеткізу, беру немесе құру.

Негізгі қағидасы тіркеу бір реттілігі болып табылады. Әрбір құжат тіркелуі тиіс мекемеде тек бір рет, қашан қойылады, оның индексі. Жіберілетін – келіп түскен күні, жасалған күні – қол қойылған немесе бекітілген.

Индекстеу – бұл қою реттік (тіркеу) нөмірін және қажетті шартты белгілерді тіркеу кезінде көрсететін орын құру (орындау) және құжатты сақтау.

Кіріс және шығыс құжаттары болуы тиіс тіркеу нөмірі, тұратын реттік нөмірі құжаттың шартты белгілері құрылымдық бөлімшелер немесе лауазымды тұлғалар, істің нөмірі, ол подшит құжат немесе оның көшірмесі. Мысалы, құжаттың нөмірі 01-05/134 қамтиды:

— 01 — құрылымдық бөлімшенің индексі;

— 05 — номенклатура бойынша істің нөмірі;- 134 — құжаттың реттік нөмірі бойынша тіркеу журналы.

Құжаттар тіркеледі, тіркеу-бақылау нысандары – дәстүрлі (карточкалы және журналдық) немесе электрондық карточкаларда (журналдарда).

Карточкалық тіркеу нысаны пайдаланылады мекемелерде құжат айналымының көлемі 600-ден астам бірлік. Құжат тіркеледі карточка, оның форматы А5 немесе А6. Карточкаларда форматы А5, әдетте, бар күнтізбелік шкаласы, оның хатшысы, мүмкін атап түскен күннен бастап немесе құжатты орындау.

Тіркеудің журналдық нысаны қолданылады мекемелерде құжат айналымының көлемі 600 бірлік. Бағандарының мазмұны тіркеу журналына ұқсас бағандары тіркеу карточкасын.

2.2 ҚҰЖАТТАРДЫҢ ОРЫНДАЛУЫН БАҚЫЛАУ

Құжаттардың орындалуын бақылау және қабылданған шешімдердің бірі, аса маңызды басқару функцияларын, оның мақсаты жәрдемдесу болып табылады уақтылы және сапалы орындау, құжаттарды алуын қамтамасыз ету, талдау, ақпаратты бағалау үшін қажетті құрылымдық бөлімшелерінің, филиалдарының, нақты.

Орындау ұсыныстардың, тапсырмалардың, сұрақтардың шешімін құжаттардағы тиіс үнемі бақылануы тиіс. Бақылауға барлық тіркелген құжаттар, талап ететін орындау.

Бақылау бывает двух видов:

1. бақылау мәні бойынша мәселені шешу – бұл дұрыстығын бағалау жүргізу, анықтау оның тиімділігі мен сапасын. Бұл бақылау түрі басшы жүзеге асырады (ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің), сондай-ақ арнайы уәкілетті адамның немесе жоғары тұрған ұйымдарға тексеру жүргізу арқылы, тексеру, есептерді;

2. бақылау тапсырмаларды орындау мерзімі (сроковый бақылау) жұмыстары жүргізілуде хатшысы немесе БҚҚ қызметі.

Санат бақылауға жататын құжаттардың белгіленеді қолданылып жүрген нормативтік актілерге сәйкес және қызметінің ерекшелігін ескере отырып, нақты мекемелер. Олар бекітіледі тізбесі. Басшылығының нұсқауы бойынша бақылау қойылуы мүмкін құжаттар тізбесіне енгізілмеген, сондай-ақ жекелеген ауызша нұсқаулар. Айқындаушы өлшемі құжаттардың орындалуын болып табылады, оның мазмұны.

Бақылау мәні бойынша мәселені шешу басшысы жүзеге асырады (ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің) немесе арнайы уәкілетті тұлға. Бақылау мәні бойынша – бұл баға қаншалықты дұрыс, сәтті, толық шешілген.

Құжаттарды орындаудың мерзімдеріне бақылау жасауды жүзеге асырады ірі ұйымның бөлімшесі немесе бақылау тобымен кіретін қызметіне басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (БҚҚ), шағын – ұйымның хатшылығы немесе хатшысы қол қояды. «ГОСТе Р 51141-98 «іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» бекітілген келесі анықтама: «құжаттардың Орындалуын бақылау – бұл жиынтығы іс-әрекеттерді өз уақытында орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар».

Бұл ретте, негізгі міндеттері, бақылау тобының орындау (жүзеге асыратын қызметкерді бақылау) болып табылады:

— барысын бақылау және бақылау іс жүзінде орындалуына кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, бар жеткілікті маңызды, тіркелген басшылығының нұсқауларын;

— қорыту барысында алынған мәліметтер процесін қадағалау және орындау нәтижелерін жеткізу осы мәліметтер басшылық ыңғайлы формализованном түріндегі;

— ұсыныстар әзірлеу жөніндегі құжаттар ағынын жеделдету және нығайту, орындаушылық тәртіпті.

Кейде шешімі бойынша ұйым басшылығының құжаттардың орындалуына бақылау жасау мүмкін жүктелді және қызметкер штатында тұрмайтын БҚҚ қызметі. Бұл кеңінен таралған тәжірибе дайындау кезінде өкімдік құжаттар болған орындалуын бақылау мүмкін жүктелген кез келген қызметкері немесе алынды басшысы. Бірақ орталықтандыру құжаттардың орындалуын бақылауды кезінде маңызды фактор болып табылады, оның тиімді қою.

Бақылау (мерзімі) құжаттардың орындалуын қамтиды бірнеше дәйекті кезеңдерді:

— қоюды құжаттарды бақылау;

— тексеру уақтылы жеткізу үшін құжаттардың нақты орындаушылар;

— алдын ала тексеру және орындалу барысын реттеу;

— құжаттарды бақылаудан шығару;

— нәтижелерін есепке алу және жалпылау, бақылау құжаттарды орындау.

Орындау мерзімі – бұл уақыт кезеңі, ол бөлінеді құжатты орындау немесе күнтізбелік дата, оған тағайындалған аяқтау және оны орындау.

Орындау мерзімдері, күнтізбелік күндермен есептеледі: келіп түскен күннен бастап құжаттың ұйымға (үшін кіріс құжаттар), ішкі және жоғары тұрған органдардан келіп түскен мемлекеттік билік – күнінен бастап қол қойылған (бекітілген) күні.

Бұл ретте, негізгі міндеттері, бақылау тобының орындау (жүзеге асыратын қызметкерді бақылау) болып табылады:

— барысын бақылау және бақылау іс жүзінде орындалуына кіріс, шығыс және ішкі құжаттар, бар жеткілікті маңызды, тіркелген басшылығының нұсқауларын;

— қорыту барысында алынған мәліметтер процесін қадағалау және орындау нәтижелерін жеткізу осы мәліметтер басшылық ыңғайлы формализованном түріндегі;

— ұсыныстар әзірлеу жөніндегі құжаттар ағынын жеделдету және нығайту, орындаушылық тәртіпті.

Орындау мерзімдері болуы мүмкін типтік және жекеленген.

Орындалуының үлгілік мерзімдері белгіленеді белгілі бір ең жаппай санаттағы бақылауға жататын құжаттардың қолданыстағы заңнамаға сәйкес және Үлгілік тізбесіне жататын құжаттардың орындалуын бақылау, орындау мерзімдерін көрсете отырып. Жеке мерзімдері белгіленеді үшін ең маңызды құжаттардың мекеме басшылығы; олар көрсетіледі өзінде, сондай-ақ тіркеледі қарар.

Ұзақтығын анықтау кезінде орындау мерзімі құжаттың ескеріледі, оның мазмұны мен практикалық мүмкіндіктер мекемесінің шешімі бойынша нақты мәселе. Құжатты орындау мерзімін ұзартуы мүмкін, тек бір тұлға немесе мекеме, оның орнатты. Орындау мерзімін ұзартуға тиіс бірден алғаннан кейін, құжатты орындаушының немесе кемінде үш күн мерзім өткенге дейін. Олай болмаған жағдайда құжат орындалмаған деп есептеледі.

Егер соңғы орындау мерзімі құжаттың жұмыс істемейтін күнге келсе, онда құжат орындалуға тиіс жұмыс күнінен кешіктірмей алдындағы нерабочему. Орындау мерзімдері жедел тапсырмаларын ұзартылмайды.

 

Добавить комментарий

Your email address will not be published.